Todoist: To do list, Kalender

I’v been a long-time user of another very popular to-do app, but that one has not seen many improvements recently. The reason I am seriously considering switching to Todoist is the number of integrations – with AI, Make.com, and dedicated email addresses for projects, Todoist allows me to streamline my workflows. That helps. That said, though, Todoist has convinced my brain, not my heart. The interface looks too much like work for me and not smooth enough, and it is missing a core feature: the ability to hide tasks with a future (start/scheduled) date. Normally these would be no-gos for me, but given the advancement in workflows, my brain might win. I seriously hope Todoist will improve in that area in the future and also win over my heart.

I am just testing it for the first time and it’s already annoying me, as it doesn’t work. I’m on the Pro trial btw. I want to use this in order to avoid using the big tech firms like Google, iCloud, Microsoft and their calendar options. The first event, I wanted to add from the Gmail app wasn’t read properly. The information came in this format: dd/mm/yyyy hh:mm. It got the date, but it didn’t get the time, so I had to add that in manually. After saving the time, suddenly the date was changed from the twentieth to the first of next month, because somewhere in the email the expression “the first” was used. So I had to go back into the event a second time and manually correct the date to what it had been. Then I went on to save a second event from Gmail. This came through an .ics attachment. The Todoist app can’t read ics-attachments… So this event I couldn’t save at all to the Todoist app and would’ve had to create manually entirely. I resigned after this. Clearly, this app is not suitable for my needs. It’s such a shame. I finally wanted to be able to create a quick calendar overview with all my upcoming events, but it shouldn’t be so difficult. Such a shame!

Im Prinzip ist die App eine gute Sache … wenn nicht extrem ärgerliche Funktionsfehler da wären. Zum einen: Wenn Du ein Teamprojekt definiert hast, gibt es keine ersichtliche Möglichkeit das wieder zu löschen … Zum anderen: Wenn man ein Projekt versehentlich gelöscht hat, gibt es keine Wiederherstellungsfunktion, die es leicht ermöglicht. Das gibt es laut ChatGPT nur in der Bezahlversion. Das ist alles darauf ausgelegt, die Nutzer in die Bezahlversion zu drängen. Ärgerlich …

Todoist war jahrelang – und ist nach ein paar Jahren Pause (ClickUp, Motion, Things3, Timestripe) wieder mein zentrales Aufgaben-System. Grundsätzlich hervorragend – daher 4 Sterne. Zwei Probleme, die mich täglich begleiten, verhindern den fünften. Problem 1 – Apple Watch zeigt dauerhaft „Bitte auf dem iPhone anmelden": Nach ~90 Minuten Eigenrecherche habe ich eine Lösung gefunden, die nirgendwo in der offiziellen Hilfe dokumentiert ist: iPhone-Einstellungen → Apps → Todoist → „Emergency Reset" aktivieren, dabei die Watch-App im Vordergrund offen lassen, Todoist auf dem iPhone per App-Switcher schließen, dann neu öffnen und frisch anmelden. Danach synchronisiert die Watch sofort. Alle offiziell empfohlenen Schritte (App löschen, Neuinstallation, Sync zurücksetzen) hatten vorher keinen Effekt. Ich habe den Emergency Reset und diese Vorgehensweise dem Support gemeldet und eine Aufnahme in die Hilfeartikel erbeten. Problem 2 – Abstürze bei der Suchfunktion (täglich, mehrfach): Sobald ich etwas in das Suchfeld eingebe, stürzt die App regelmäßig ab. Nach dem Neustart erscheint die Möglichkeit, Feedback zu senden – was ich in ~80 % der Fälle auch tue. Das Problem besteht seit mehreren Versionen, seit Wochen, und beeinträchtigt den täglichen Workflow erheblich. Ich bleibe dabei und hoffe, dass beide Punkte bald behoben werden.

Ich benutze die App schon seit mindestens drei Jahren. Aktuell vor allem privat. Die mentale Entlastung und nach meinen Bedürfnissen gestaltete Struktur, spüre ich seit dem ersten Tag und bin jeden Tag froh Dinge die ich nicht vergessen will mal eben schnell ablegen zu können wo sie wieder auftauchen wenn sie relevant werden. Oder z.B halbjährlich daran erinnert zu werden, wenn es wieder Zeit wird die Schrauben an den schwedischen Stühlen festzuziehen ;) Bin auch ein großer Fan vom Newsletter !

Es ist die beste App, die ich finden konnte, daher vier Sterne weil dennoch fehlen mir ein paar Funktionen: es gibt keine Statusverwaltung (zum Beispiel ein „in Arbeit“ setzten wie im Microsoft Planner), wenn man einen Serientermin verpasst und den vom Vortag erledigt wird er nicht auf den heutigen, sondern erst wieder auf den nächsten Tag geplant. Das ist schlecht. Erinnerungen kommen nur einmal, da wäre es gut. Man hätte eine Snooze Funktion, wenn man die Aufgabe nicht direkt erledigen kann. Besonders gut sind die Labels und Projekte, die man anlegen können und dass man die Aufgaben sehr unkompliziert eintragen kann. Auch das verschieben auf den nächsten Tag und eine Erinnerung hinzufügen. Perfekt.